1. Hazine ile ilgili işlerde hüküm yazmak 2. Rütbe ve dirlik verilecek kimseleri hükümdara teklif etmek 3. Akçenin değerini korumak 4. Bütçeyi hazırlayarak hükümdara sunmak
Defter ile dâr kelimelerinin birleşmesiyle oluşan "defterdâr" "defter tutan" demektir. Doğudaki Müslüman devletlerin "müstevfi" dedikleri görevliye Osmanlılar defterdâr diyorlardı. Defterdâr Divan-ı Hümayun'un aslî üyelerinden birisiydi ve Osmanlı Devleti'nin malî işleriyle ilgilenirdi. Defterdârlık bir bakıma günümüzdeki Maliye bakanlığı mânâsını gelir. Osmanlılar XIV. asrın son yarısında ve Sultan I. Murat zamanında maliye teşkilâtının temelini atıp onu tedricen(aşama aşama) geliştirmişlerdir. Buna bakarak Osmanlıların daha kuruluş yıllarından itibaren maliye işleri üzerinde önemle durdukları söylenebilir.
Fâtih Sultan Mehmet tarafından ilan ettirilmiş olan Kanunnâme-i Âl-i Osman ile diğer kanunnâmelere göre defterdâr padişah malının (Devlet hazinesi) vekili olarak gösterilmektedir. Dış hazine ile maliye kayıtlarını ihtiva eden devlet hazinesinin açılıp kapanması defterdârın huzurunda olurdu. Başka bir ifade ile hazinenin açılmasında hazır bulunmak defterdârın vazifeleri arasında bulunuyordu. Divân’ın aslî üyelerinden olan defterdâr sadece salı günkü divan sonunda arza girer ve kendi dairesi ile ilgili bilgiler verirdi. Bununla beraber padişahın huzurunda okuyacağı telhîs(özet) hakkında daha önce vezir-i âzamla görüşür ve onun görüşünü ve onayını alırdı. Bayram tebriklerinde padişah vezirlere olduğu gibi defterdarlara da ayağa kalkardı.
Genel olarak devlet gelirlerini çoğaltmak gerekli yerlere harcamak ve fazla olanı da muhafaza altında bulundurmak vazifesi ile yükümlü bulunan defterdâr Osmanlı Devleti'nin kuruluş yıllarında bu görevleri yerine getiriyordu. Devletin kuruluş yıllarında bir defterdâr varken daha sonra yeni yeni yerlerin fethedilmesi ve ihtiyaçların çoğalması sebebiyle sayıları artırıldı. Bunlar II. Bayezid dönemine kadar Rumeli'de hazineye ait işlere bakan Rumeli defterdârı veya baş defterdâr ile Anadolu'nun malî işlerine bakan Anadolu defterdârı olmak üzere iki kişi idi. Sefer esnasında baş defterdâr(Rumeli Defterdârı) ordu ile gittiği zaman Anadolu defterdârı onun yerine vekâleten bakardı.
Defterdârlar kendilerini ilgilendiren malî işlerdeki şikâyetleri Defterdâr Kapısı’nda kurulan divanda dinler ve gerek görülürse "tuğralı ahkâm" verirlerdi. Zaten kanunnâmeye göre kendilerine bu salahiyet verilmiştir. Her defterdâr kendi dairesinden çıkan evrakın arkasını imzalardı. On yedinci asrın ortalarından itibaren bütün maliye hükümlerinin (tuğralı ahkâm) arkalarına kuyruklu imza koyma hakkı baş defterdâra verildi. Bundan başka baş defterdâr divan kararı ile malî tayinlere ait kuyruklu imzası ile "buyruldu" yazmakla birlikte bunun üst kenarı sadrazamın buyruldusuyla tasdik olunurdu. Defterdâr sadrazama müstakil olarak yazdığı veya havale edilmiş bir muameleli kağıt üzerine cevap verdiği zaman kuyruklu imza koymaz topluca bir imza koyardı.
Baş defterdâr rütbe ve itibarda "nişancı" gibidir.Padişahın malının vekili odur. Vezir-i âzam ise onun denetleyicisidir.Maliyeye ait davaları dinler. Maliye tarafından hüküm verirdi. Kanunnâmede belirtildiği üzere devlet gelir ve giderleri ile ilgilenen defterdârların vazifeleri sadece devlet hazinesini zenginleştirmek değildir. Onlar devlet hazinesine haram malın girmesine engel olmak zorunda oldukları gibi yetim malı dahi sokmayacaklardır.
İcraat ve tahsilatta defterdârın icra memuru olarak emri altında farklı vazifeleri bulunan beş görevli bulunurdu. Bunlardan ilki başbakıkulu denilen devlet gelirlerinin birinci tahsil memurudur. Defterdârlıkta bunun bir dairesi olup emri altında bakıkulu ismiyle altmış kadar mübaşir vardır. Bunlar hazineye borcu olup vermeyenleri hapis ve sıkıştırma ile tahsilat yaparlardı. Bu yüzden maliyeye borcu olanlar başbakıkulu hapishanesinde tutuklanırlardı.
İkinci icra memuru cizye başbakıkuludur. Bu da cizye sebebiyle hazineye borcu olanları takip eder. İltizama verilen cizyelerin mültezimlerinden henüz borcunu ödememiş veya yatırmamış olanları takip ederdi. Defterdârın üçüncü icra memuru tahsilat ve ödemelere ilgilenen veznedar başıdır. Bunun da maiyetinde dört veznedar vardı. Baş defterdârın icra memurlarından dördüncüsü sergi nâzırı beşincisi de sergi halifesi olup her ikisi de hazine ile ilgili işlerin defterini tutuyorlardı. Defterdâr tabiri 1838 senesinde ilân edilen Hatt-ı Hümâyun gereğince terk edilerek yerine "Mâliye Nezâreti" tabiri kullanılmıştır.
