Merkeziyetçilik anlayışının benimsendiği geleneksel yönetimde katılımcılığın yeri yoktur. Katılımcılık, organizasyonunu her kademesine çalışanların kuruluşa tavır, tutum ve davranış biçimleri ile yakından ilgilidir. Zaten Toplam Kalite Yönetimi’nin gerektirdiği kültürel dönüşüm kendisini en fazla bu alanlarda hissettirecektir.
Katılımcılık, kişilerin işlerini daha iyi yapabilmeleri ve bundan hem kendilerinin ve hem de kuruluşun yarar sağlayabilmesi için karar alma gücünün paylaşılması olara tanımlanabilir. Toplam Kalite Yönetimi uygulama sürecinde sürekli iyileştirme; sorunların analizi ve çözüm geliştirme, amaçların doğru belirlenmesi, amaçlara göre yönetim ve kalite fonksiyonunun tüm süreçlere yayılımı ile katılımcılığın güçlendirildiği bir ortamda gerçekleşebilir.
Katılımcılığın güçlendirildiği süreç dört aşamalı olup, bunlar aşağıda tanımlanmıştır :
1. Etkili bir haberleşme ve iletişim sistemi kurarak tüm çalışanlara işleri ve kuruluşla ilgili gerekli bilgilerin zamanında, doğru ve hızlı bir şekilde sağlanması
2. Yöneticiler de dahil olmak üzere organizasyonun her kademesinde yaygın, sürekli ve planlı eğitim programlarının uygulanması
3. Karar alma gücünün organizasyonun her kademesinde paylaşılarak merkeziyetçi yönetim anlayışının terk edilmesi
4. Gerçekçi performans kriterlerine dayalı olarak performansın ölçülmesi, uygun özendiricilerle motivasyon ve ödüllendirme mekanizmalarının geliştirilmesi.
