. Ön Büronun Görevleri
Ø Konuğu karşılamak,
Ø Bagajların giriş-çıkış kayıtlarını yapmak,, bagajları odalara çıkarıp indirmek,
Konuğun isteğine uygun oda satışını yaparak konuğu işletmeye kabul etmek,
Ø Günlük gelen-giden konuk listelerini hazırlamak ve ilgili departmanlara
göndermek,
Ø Günlük, haftalık, aylık, sezonluk ve yıllık raporları düzenlemek,
Ø Rezervasyonların uygun şekilde yapılması ve depozitoların takip edilmesini
sağlamak,
Ø Konuklar adına hesap kartı (folio) açmak,, günlük harcamaları işlemek ve hesabı
ödemeye hazır hale getirmek,
Ø Konuk listelerini kontrol ederek Çok Önemli Kişi (VİP) konuk belirleyip, onlar
için oda tespit etmek,
Ø Konuklara gelen mesajların ve postaların zamanında iletilmesini sağlamak,
konukların iletişim araçları ile görüşmelerini sağlamak,
Ø Konuğun gerektiğinde ihtiyacı olan kambiyo işlemlerinin yapılmasını sağlamak,
Ø Kredili konuklar adına ödemelerin yapılmasını sağlamak,
Ø VİP konuk odalarına özel emir formlarıyla ikramların gönderilmesini sağlamak,
Ø Konuk ile ilgili dosya ve belgelerin usulüne uygun bir şekilde tutulmasını
sağlamak, konukların özel eşyalarının emanet kasalarında korunmasını
sağlamak,
Ø Yıllık bütçe çalışmalarını yapmak,
Ø Konuklara bölge ve konaklama işletmesi hakkında her türlü bilginin verilmesini
sağlamak, konuklardan gelecek olan dilek ve şikayetlerin dinlenerek çözümünün
en kısa zamanda yerine getirilmesini sağlamak,
Ø Ön büro personelinin uyumlu ve sistemli bir şekilde çalışmasını sağlamak,
Ø Konuk oda anahtarlarını sürekli kontrol etmek,
Ø Konukların otelden iyi izlenimlerle ayrılmasını sağlamak.
. Ön Büronun Bölümleri
1.3.1. Resepsiyon (Reception)
Otele gelen konukların kayıtlarının yapıldığı ve tutulduğu bölümdür. Bu bölüm,
konukların konakladığı süre içerisinde her türlü problemlerinin çözümü, mesajlarının
alınması, anahtarlarının alınıp verilmesi ve faturalandırma işlemlerini yürütür.
1.3.2. Rezervasyon (Reservation)
Rezervasyon, oda taleplerinin karşılandığı bölümdür. Oteldeki boş ve dolu odaların
sayı olarak takibini yapar. Odalarla ilgili için çeşitli istatistikler hazırlar.
1.3.3. Ön Kasa (Cashier)
Konukların hesapları, ön kasada tutulur ve tahsilatlar da ön kasada yapılır. Bazı
otellerde ön kasa resepsiyondan ayrı bir bölüm olarak işlev görmez. Ön kasanın yaptığı işleri
resepsiyonistler yürütür. Son yıllarda resepsiyon ve ön kasanın, aynı bölümde, aynı kişiler
tarafından yürütülmesi sistemi giderek yaygınlaşmaktadır.
1.3.4. Danışma (Concierge)
Konuğu karşılayan ve uğurlayan bölümdür. Ayrıca konuklara konaklama işletmesive
çevre hakkında bilgi verilmesi, çeşitli bilet ve rezervasyon isteklerinin karşılanması işlerini
de yerine getirir. Bu işler danışma (concierge ) bölümünde çeşitli görevliler tarafından yerine
getirilmektedir.
1.3.5. Santral (Switchboard)
Konaklama işletmelerinde, işletme içi ve dışı telefon haberleşmesini sağlayan
bölümdür. Konukların tüm telefon isteklerini cevaplandırır.
. Ön Büro Personelinin Genel Özellikleri
Ön büro bölümünün, işlevini başarı ile yerine getirilebilmesi, mükemmel bir iletişim
sistemine, konuklarla çok iyi ilişkilerin sağlanmasına ve konukların tatmin duygularını üst
düzeyde etkileyecek hizmet sunumu gerçekleştirmesine bağlıdır Bütün ön büro personeli,
konuklarla doğrudan ilişki halinde olduğundan bu kişilerin, kişilikleri bakımından özel bir
itinayla seçilmeleri gerekir. Bir ön büro personelinde bulunması gereken özellikler şunlardır.
Ø Düzgün bir fiziğe sahip olmalı,
Ø Etkileyici ve düzgün konuşabilmeli,
Ø Güler yüzlü olmalı,
Ø Ekip çalışmalarına uyumlu olmalı,
Ø İyi bir dinleyici olmalı,
Ø Vücut dilini gerektiğinde ve yerinde kullanabilmeli,
Ø Mesleği ile ilgili yeterli bilgiye sahip olmalı,
Ø Disiplinli ve dürüst olmalı,
Ø Problemler karşısında soğuk kanlı olmalı ve anında karar verebilmeli,
Ø Geçerli bir yabancı dili olmalı,
