Cevap :
Organizasyonlarda; çalışanlar arası beşeri ilişkilerin düzenlenmesinde ve faaliyetlerin etkin biçimlerde yönlendirilmesinde, iletişim önemli bir süreç olarak karşımıza çıkmaktadır. İletişim yolu ile, çalışanlar ve işletme yönetimi ortak bir görüş ve anlayışa vararak, organizasyonun temel hedefine ulaşabilmesi için işbirliği yaparlar. Çalışanların organize oluşu ve iletişimi, güçlerini ortaya çıkaracak oluşumlardır. Günümüz çalışma hayatı, birey ve gruplar şeklinde organize olmuş insanların etkin iletişim ağları ile düzenlenmektedir.
Başarılı bir yönetim ve örgüt sistemi, etkin bir iletişim sistemi ile mümkündür. Başka bir ifadeyle örgüt bir iletişim ağı olarak düşünülmelidir. İletişim ağının iyi kurulmuş olması ve işlemesi, örgütsel başarıyı etkileyerek; örgütsel çıktıların yüksek olmasına neden olacaktır. Çünkü iletişim, içinden bütün yönetsel faaliyetlerin aktığı bir kanal olarak kabul edilmektedir. İletişim, örgütün sinir sistemini oluşturmaktadır. Bu durum örgüt içinde ve dışında meydana gelen gelişmeleri takip etmeyi kolaylaştırdığı gibi bunlara kısa sürede uyum sağlanmasına da imkân vermektedir.
Üretim ve hizmetlerin belirlenen amaçlara uygun olarak yerine getirilebilmesi için gerek kurum içinde ve gerekse yönetsel düzeyde etkin bir iletişim sisteminin kurulmasına ihtiyaç vardır. Kurumun iletişim atmosferini, yapısını ve niteliğini belirleme yetkisi yönetime aittir. Yönetici, kurum hizmetlerinin etkili bir şekilde gerçekleşebilmesi ve daha iyi bir kurum imajı için etkili bir yönetsel iletişim ve kurum içi iletişim sisteminin kurulması için gerekli tüm çabaları göstermelidir.
İyi bir iletişim olmadan personel ve birimler arası işbirliği ve koordinasyonu sağlamak mümkün değildir. İletişimin koordinasyon işlevi, bireysel amaçların değil örgütsel ortak amacın gerçekleştirilmesini kolaylaştırmaktır. Personel arasındaki birbirine bağımlılık düzeyi arttıkça, örgüt hedeflerine ulaşılması için yapılacak çalışmaların koordine edilmesi için kurulması gereken iletişim de artmaktadır. İletişim ayrıca aynı çalışmaların iki defa yapılmasını önler ve zayıf performans gösteren kişinin diğer personeli etkilemesini engeller. Fortune Magazin’e göre, Amerika’da ‘’top 200 en beğenilen şirket’’, iletişim bütçelerinden kayda değer bir kısmını -% 50’den daha fazla- çalışan iletişimine ayırıyorlar”
İletişimin işlevlerinden birisi de bireylerin hislerini ve duygularını ifade etmesine izin vermektir. Bu his ve duygular genel ve özel olabileceği gibi işyeriyle de ilgili ya da ilgisiz olabilir. Bireyler ve gruplar birbirlerine içinde bulundukları ruh hallerinden bahsedebildikleri zaman hedeflere ulaşmada daha başarılı olabilirler. Çalışanların işyerinde içinde bulundukları ruh halleri, kendi davranışları kadar diğer insanları, durumları algılamalarını ve değerlendirmelerini de etkilemektedir. Ruh halinin ve duyguların iletilmesi, örgüt üyelerinin birbirlerini daha iyi anlamalarına yardımcı olur. İnsanlar birbirlerini anlayabildikleri takdirde, birlikte daha iyi performans gösterir ve hedeflerine ulaşabilirler. 1988 yılında Almanya’da yapılmış olan bir araştırmaya göre işlerinden memnun olan çalışanların %82’si kendilerini kurumları hakkında her zaman için “çok iyi” bilgilendirilmiş olarak hissetmektedirler. Buna karşın işinden memnun olmayan kişilerin %77 si kurumlarından yeterli bilgi alamadıklarını vurgulamışlardır. Bu araştırma sonuçları, kurumun çalışanlarının verimliliklerinin artması için kurum içi iletişimin ne kadar etkili olduğunu göstermektedir.
Çalışanlara yönelik iletişimin temel görevi; kurumsal felsefenin, kurumsal amaç ve düşüncelerin iletilmesidir. Böylece çalışanlar kurumun hedefleriyle ve dolaysıyla kurumla bütünleşeceklerdir. Ayrıca çalışanlara yönelik iletişim kurumsal davranış için bir temel oluşturacaktır. Çalışanlara iletilen bilgiler ne kadar iyi, makul ve ikna edici olursa onların kurum ile bütünleşmeleri ve dolayısıyla daha verimli olmalarını sağlayacaktır. Kurum içi iletişimde çalışanlara organizasyonun amaçları, felsefesi, hakkında bilgiler verilmelidir. Kurum içi iletişim çalışmalarında göz önünde bulundurulması gereken noktalar şunlardır:
Kuruluştaki olumlu yada olumsuz tüm gelişmeler hakkında çalışanları haberdar etmek.
Kuruluşun planlaması, hedefleri, pazarlama ve reklam hedefleri hakkında çalışanları bilgilendirmek
Kuruluşun yayın araçları yolu ile çalışanları bilgilendirmek
Kararların alınmasına çalışanların katılması
Kuruluş içinde görüşlerini bildirme olanağının varlığı
Çalışanların bilgi ve becerilerini geliştirmeleri açısından eğitilmeleri
İyi bir çalışma durumunda çalışanın övülmesi ve takdir edilmesi
Düzenli kuruluş toplantıları yapmak
Çalışanların aileleri ile ilişkilere girmek ve kurum aile bütünleşmesini sağlamak
Çalışanların morallerinde ve çalıştıkları kuruma karşı olan tutumlarında olumlu ve fark edilir bir biçimde düzelme ve pozitif bir yaklaşım sağlaması.
Kurumun kendisi ve hedefleri konusunda bilgi ve anlayış düzeyinde gelişme.
Üretkenliğin ve motivasyonun artması
